Kijk je ook wel eens tegen een vergadering op? Simpelweg omdat de vergadering slecht is voorbereid, ineffectief is, te lang duurt en er maar geen beslissingen worden genomen? Zulke vergaderingen kunnen een bedrijf niet alleen veel geld kosten, maar ook zeer demotiverend werken en veel energie kosten van de deelnemers. Hieronder 5 tips hoe je een vergadering effectief en zinvol kunt maken:
- Is het echt nodig om hiervoor een vergadering in te schieten?
Vergaderingen worden regelmatig gewoon standaard ingepland, zonder dat er goed over nagedacht is of het wel überhaupt echt nodig is om over het desbetreffende onderwerp te vergaderen. Het is erg belangrijk dat er alleen wordt vergaderd als het echt nodig is. Als je toch informatie wilt delen of iets af wilt stemmen kun je ook even bij iemand binnenlopen of een mailtje sturen. Op die manier kun je ook prima communiceren voor bepaalde dingen bevestigd te krijgen of om korte vragen beantwoord te krijgen.
- Effectieve leiding van de vergadering
De voorzitter van de vergadering moet in staat zijn krachtig leiderschap te tonen en ervoor zorgen dat de vergadering, buiten het feit dat het zinvol is, ook gestructureerd verloopt en motiverend werkt. De voorzitter moet ook in staat zijn om zich aan de agenda te houden, duidelijkheid te scheppen en besluitvaardig te zijn zodat iedereen na de vergadering weet wat er verwacht wordt van ze.
- Een goede voorbereiding is het halve werk
Zorg ervoor dat alles tot in de puntjes voorbereid is voor de vergadering van start gaat. Alles zal dan efficiënter worden behandeld en je wekt ook vertrouwen bij de deelnemers. Hiermee vergroot je de invloed op de mensen en is de vergadering veel effectiever. Probeer er ook op toe te zien dat elke deelnemer zich goed op de vergadering voorbereid zodat je zo efficiënt mogelijk door alle agendapunten heengaat zonder al teveel (zinloze) lange discussies.
- Verantwoordelijkheidsgevoel van de deelnemers
De voorzitter is niet alleen verantwoordelijk voor een zinvolle en effectieve vergadering die netjes en ontspannen kan verlopen. Elke deelnemer levert hier ook een grote bijdrage aan en zijn hiervoor verantwoordelijk. Het is frustrerend en jammer als iemand bijvoorbeeld te laat komt, maar dan is het toch belangrijk om van start te gaan met de vergadering. Indien dit niet gebeurd wordt de “te laat-komer” in principe beloont en straf je iedereen die op tijd aanwezig was. Ook loop je het risico dat er meer mensen te laat zullen gaan komen bij toekomstige vergaderingen.
- Constructief vergaderen
Voor deze manier van vergaderen is het genoodzaakt om goed met elkaar samen te werken en goed te kunnen communiceren. Welke zaken hierin van groot belang zijn:
• Het tonen van begrip
• Praten vanuit jezelf
• Oplossingsgericht denken
• Positieve houding
• Respect voor iedereen
• Rekening houden met de verschillende communicatie-stijlen van de deelnemers
• Heldere communicatie
• Openstaan voor andermans input
• Ruimte voor het stellen van vragen
• Houd alles zakelijk
• Feedback geven en ontvangen
• Gepaste humor!
Alles wat hierboven is beschreven zijn zeer belangrijke vaardigheden die een vergadering prettig, vertrouwd en veilig kunnen houden wat resulteert in een effectief einde!
Bron: Vergaderruimte Wolfslaar